エクセルで重複＆抽出！たったこれだけ簡単操作

Excelでは、重複チェックから抽出まで、範囲選択とボタン操作だけで簡単にできるようになっています。
このページでは、重複データに自動的に色を付け、抽出する方法はもちろん、抽出ではなく並べ替えの方法もご紹介しています。
実は上の図のように、重複データに自動的に色を付けたあとは、抽出よりも、並べ替えがオススメなんですが、その理由も含めて解説してまいります！

まずは同じデータがあるかどうか確認したい範囲を選択します。
例えば上の図のように、「氏名」に重複しているデータがあるかどうかをチェックしたければ、「氏名」欄を範囲選択します。

［スタイル］グループにある［条件付き書式］ボタンをクリック、

［一意の値または重複する値だけを書式設定］を選択し、条件設定の欄が、「重複」になっていることを確認。

続いて、重複データにつける色を設定していきましょう。
［書式］ボタンを押して、

［フォント］タブを使えば、文字に色をつけられますし、

［塗りつぶし］タブを使えば、セルに色をつけられます。
今回はセルに色をつけることにします。
この一覧に表示されている色は、作業中の文書に設定されているテーマによって変わってきますので、この図と同じ色が表示されていなくても心配いりません。
好みの色をクリックで選択したら、［OK］ボタンをクリックします。

範囲選択したセルで、重複しているものがあれば、この色にしてくださいねー、と指定できたので、［OK］ボタン。

「氏名」欄に、同じ名前があれば、このように色が付きます！
同じ名前が無ければ、色は付きません。

人の名前は同姓同名もあり得るので、氏名だけで同一人物の重複データだと判断するのは不安です。
そんな時には、他の列にも、重複チェックの条件付き書式を設定すると、チェックの精度を上げられます。

今回は「誕生日」欄にも設定してみることにしましょう。
「誕生日」欄を範囲選択。

［スタイル］グループにある［条件付き書式］ボタンをクリック、

［一意の値または重複する値だけを書式設定］を選択し、条件設定の欄が、「重複」になっていることを確認。

重複データにつける色を設定していきましょう。
［書式］ボタンを押して、

［塗りつぶし］タブを使って、好みの色をクリックで選択したら、［OK］ボタンをクリックします。

範囲選択したセルで、重複しているものがあれば、この色にしてくださいねー、と指定できたので、［OK］ボタン。

「誕生日」欄に、同じ日付があれば色が付きます！

この後の操作ができない！ということを防ぐために、結合セルが含まれている場合は、結合の解除をしておきます。
Excelでは、抽出や並べ替えは、結合セルがあるとうまく動作しないからなんです。

また、現時点でのデータの順番が重要で、かつ、現在の順番に並べ替えられるデータがない場合には、あらかじめ通し番号を設定しておきます。
並べ替えをすると、元の順番に戻すのが困難になるからです。
とはいえ、操作自体は、オートフィルで連番を振るだけなので簡単です。
並べ替え前の順番に戻す必要がなければ、通し番号は不要です。

前の章で重複チェックとして色を付けたセルだけを、このように抽出できるのですが、実は抽出はBe Cool Usersではあまりオススメしていなくて、次の章のように色の付いたセルの並べ替えの方がオススメです。
ですが、あえて抽出したい方のために、この章では抽出の方法をご紹介します。
Be Cool Usersオススメの方法がいい！という方は、次の「抽出よりもおすすめ！重複チェック後の並べ替え」の章をご覧ください。

それでは抽出の操作をしていきます。
データが入力されているセルならどのセルでもいいので、どれか1つのセルを選択。

［データ］タブにある［フィルター］ボタンをクリックすると、

表の見出しに［▼］が表示されました。

重複チェックで色を付けた箇所の見出しにある［▼］をクリックします。
今回は「氏名」で色を付けているので、氏名の［▼］をクリックしてみます。
［色フィルター］にマウスポインターを合わせ、重複チェックに設定した色をクリックします。

「氏名」の中で、色の付いたデータだけを抽出できました。
さらにデータを見ていきましょう。
この例では、「誕生日」欄で同じ日付があれば色が付くようにもしているわけですが、同じ日付がないデータには色が付いていません。

さらに表示を絞り込み、「誕生日」でも色が付いたものを抽出するなら、「誕生日」の［▼］をクリック。
［色フィルター］にマウスポインターを合わせ、重複チェックに設定した色をクリックします。

「氏名」に色フィルターをかけたまま、「誕生日」でも色フィルターをかけたので、「氏名」欄に重複データがあり、かつ「誕生日」欄にも重複データがあるものが表示されました！

ただ、このままでは、色で抽出しただけで、データの順番はバラバラなので、目視での確認などがしづらいです。
そんな時はデータを並び替えます。

今回は「氏名」で並び替えてみます。
「氏名」の見出しにあるボタンをクリックし、「昇順」または「降順」のお好きな方をクリックします。

データを並び替えたので、目視での確認がしやすくなりました！

ただ、Be Cool Usersではこの色フィルターによる抽出は、あまりオススメしていません。
というのも、今回の例では、「氏名」と「誕生日」の両方で重複チェックをかけ、重複の件数が多い「氏名」で最初に抽出をかけたので、「誕生日」欄には同じ日付がないデータも確認できました。

ところが、最初に「誕生日」で抽出をかけてしまうと、「誕生日」欄に同じ日付はないけれど、「氏名」欄には同じ名前があるデータが最初から表示されなくなってしまいます。
データによっては、片方しか色が付いていなくとも、データを確認したいこともあるでしょう。
というわけで、該当しないデータを非表示にしてしまう抽出ではなく、「抽出よりもおすすめ！重複チェック後の並べ替え」の章のように並べ替えで同じデータごとにまとめておくと、操作の順番に関係なく、片方しか重複していないデータも確認できるのでオススメです。

1つずつ抽出を解除したい場合は、抽出をかけている見出しのボタンをクリックし、クリア。

［データ］タブ、［並べ替えとフィルター］グループにある［クリア］ボタンなら、複数で抽出をかけていても一気に抽出を解除できます。

抽出自体をもう操作しないので、フィルター自体を解除して見出しの［▼］をなくしたい場合には、［データ］タブの［フィルター］ボタンをOFFにします。

抽出は、該当しないデータが非表示になるため、複数の見出しで抽出をかけると、片方しか色の付かないデータは非表示になります。
片方しか色が付いていなくとも、データを確認したいこともあるでしょう。
そんなことから、並べ替えで同じデータごとにまとめて、確認しやすくする方法をオススメしています。

それでは始めていきましょう！
データが入力されているセルならどのセルでもいいので、どれか1つのセルを選択。

［データ］タブにある［並べ替え］ボタンをクリックします。

まず「最優先されるキー」に、重複チェックで色を付けた1つ目の見出しの名前を指定します。
続いて、「並べ替えのキー」は「セルの色」を選択。
「順序」で付けた色を指定します。
データを上にかためたければ「上」を選択、下にかためたければ「下」を選択します。

色が付いたセルを、単純にまとめて表示するだけでなく、さらにその中で同じデータごとにまとめるために、並べ替えを追加していきます。
［レベルの追加］ボタンをクリックし、

［次に優先されるキー］には、［最優先されるキー］に設定した見出しの名前と同じものを選択。
ここではデータでの並べ替えの設定をしたいので、［並べ替えのキー］は「セルの値」、［順序］は「昇順」でも「降順」でもお好きな方を選択します。

複数の列に重複チェックの色を付けているなら、さらにそれらもまとまって表示されるように、［レベルの追加］で設定を追加していきましょう。

新しく追加した欄に、2つ目の重複チェックの色を指定。

さらにレベルを追加して、2つ目の色でまとめた中で、同じデータごとにまとめるためにデータの並べ替えの設定をします。

1つ目の色の付いたデータをまとめ、さらにその中で同じデータをまとめ、さらに2つ目の色の付いたデータをまとめ、さらにその中で同じデータをまとめて表示することができました！

これなら、片方しか色の付いていないデータもしっかり見えるので、まったく別のデータと判断するか、入力ミスなどから別のデータとなってしまっているのかなどを、人間が目視で判断できます。

そして、なぜ色だけでなくデータでも並べ替えたかというと、

色だけの並べ替えでは、こんな風にデータがばらけてしまってチェックがしづらいので、データでの並べ替えも設定しています。

「氏名」と「誕生日」の両方に色が付いていても、他の欄のデータが違うことがあります。
片方が固定電話で、片方が携帯電話というパターンとか。
極めて同一人物っぽいけど微妙にデータが違う、こういったパターンを重複データとするかどうかは、人間の判断になります。

そして、この重複チェックは、設定箇所ごとに同じデータがあるかどうかを見ているので、「氏名」にも「誕生日」にも色が付いていたとしても、「氏名」と「誕生日」の「組み合わせが同じもの」が他にあるという意味ではありません。
設定箇所ごとバラバラのチェックなので、「氏名」欄に同じ名前がありますよ、それとは別に「誕生日」欄に同じ日付がありますよという意味になります。

Excel 2021, 2019, 2016
スペースや数字、アルファベットあるあるですが、半角と全角では違う文字と判定されます。
図は苗字と名前の間のスペースが、それぞれ半角と、全角になっているので、違うデータとして判定されています。
ですので、日頃から入力ルールを統一しておくことはとても大切なことです。

Microsoft 365
ところがMicrosoft 365では、スペースも数字も、アルファベットも、半角と全角を区別することなく重複として扱ってくれます。
時代の進化ですねぇ、しみじみ。