差し込み印刷ウィザードの起動

「STEP2」でテキストボックスを使って作った宛名欄に、いざ差し込み印刷の設定をしていきます！

宛名欄であるテキストボックスの内部でクリックすると、テキストボックスの中に文字カーソルを入れることができます。
テキストボックスの中に文字カーソルがある状態で、

［差し込み文書］タブの［差し込み印刷の開始］グループにある、［差し込み印刷の開始］ボタンをクリックし、

［差し込み印刷ウィザード］をクリックすると、

画面の右側に［差し込み印刷］作業ウィンドウが表示されます。
ここで差し込み印刷に関して設定するべきことを、Wordさんが順番に聞いてきてくれるので、順に設定していきます。

ちなみに、お使いのモニターの大きさなどによっては、この［差し込み印刷］作業ウィンドウの下部が隠れてしまって、見えない方もいらっしゃるかもしれません。
その場合には、作業ウィンドウの一番下に表示される［▼］にマウスポインタを合わせるだけで、スクロールして隠れている部分を見ることができます。

上の部分が隠れてしまっている場合には、作業ウィンドウの上部にある［▲］にマウスポインタを合わせれば、見ることができますヨ。

そして、この作業ウィンドウの下部を見ると、「手順 1/6」とあります。
全部で6つの手順があって、その1つ目ですよ〜ということです。
手順の途中、今どの位まで行ってるのか、あとどれ位手順が残っているのかなど、ここを見て確認するといいと思います。

差し込み印刷　手順 1/6

それでは早速、この［差し込み印刷］作業ウィンドウで、差し込み印刷の設定をしていきましょう！
「手順 1/6」では、差し込み印刷をしたいのは、どんな文書なのかを指定します。
今回は、「封筒の中に入れる文書」に差し込み印刷をしたいので、［レター］を選択します。
この時、「窓付き封筒」というイメージだけ頭にあると、［封筒］を選びたくなってしまいますが、今回やりたいことは、封筒に直接宛名を印刷したいのではなく、「封筒の中に入れる文書」に宛名印刷したいので、［レター］を選択するわけです。
［レター］を選択したら、作業ウィンドウ下部にある、［次へ］をクリックします。

差し込み印刷　手順 2/6

「手順 2/6」では、「レター」である差し込み印刷したい文書はどれなのかを指定していきます。
今回は、今現在画面に出ている文書に差し込み印刷をしたいので、［現在の文書を使用］を選択し、［次へ］をクリックします。

差し込み印刷　手順 3/6

「手順 3/6」では、この文書に差し込みたい住所録データがどれなのかを指定します。
今回は、既にExcelで作成してある住所録を使うので［既存のリストを使用］を選択後、［参照］をクリックします。

保存されてある住所録がどこにあるかを指定するダイアログボックスが表示されるので、ダイアログボックス上部や、左部を使って、住所録のある場所を指定後、

住所録をクリックで選択し、［開く］ボタンをクリックします。

この時、住所録のある場所をちゃんと指定しているのに、ダイアログボックスに住所録が表示されない場合は、ダイアログボックス右下で［すべてのデータソース］を選択すると表示されます。

次に、指定したExcel 住所録の、どのシートに使いたいデータがあるかを指定します。
宛名として使いたいデータがあるシートをクリックで選択し、［OK］ボタンをクリックします。

指定した住所録の、指定したシートにあるデータが、一覧として表示されるので、もし差し込みたくないデータがある場合にはチェックをはずします。
ズラッと見てみて、チェックを外すものは特に無いよ、という場合には、もちろんそのままで構いません。
［OK］ボタンをクリックします。

これで住所録に関する指定は終わりです。
作業ウィンドウに、指定した住所録の名前が表示されています。
［次へ］をクリックします。

差し込み印刷　手順 4/6

「手順 4/6」では、指定した住所録内の、どの項目を差し込むのかを指定していきます。

テキストボックスで作った宛名欄に文字カーソルがあることを確認します。
今回の例では、この宛名欄の先頭に、郵便番号が表示されるようにしたいのですが、郵便番号の数字の前には「〒」マークがお約束です。

というわけで、「〒」マークを入力します。
「ゆうびん」と、ひらがなで入力して変換すれば出てきますヨ。
そして、この「〒」マークの後ろに文字カーソルがある状態で、

［差し込み印刷］作業ウィンドウの［差し込みフィールドの挿入］をクリックすると、

このようなダイアログボックスが表示され、Excelで作った住所録の項目名が表示されます。
Excelの住所録にある［郵便番号］のデータを差し込みたいので、郵便番号に当たる項目を選択し、［挿入］をクリックします。

「〒」マークの隣に、［郵便番号］が差し込まれる領域が挿入されました！
次の行に、住所を差し込む領域を挿入したいのですが、

このダイアログボックスが表示されたまま、改行しようと［Enter］キーを押すと、その分だけどんどん郵便番号の領域が入ってしまい、いつまで経っても改行することができないので、［閉じる］ボタンをクリックしておきます。
もし余計な領域が入ってしまった場合には、ダイアログボックスを閉じてから［元に戻す］ボタンを押せば大丈夫ですヨ。

ダイアログボックスを閉じたことで改行の操作ができるようになるので、［郵便番号］の領域の後ろに文字カーソルがあることを確認し、［Enter］キーを押すと、

改行することができました！
この位置に、住所を差し込む領域を挿入したいのですが、作業ウィンドウの［差し込みフィールドの挿入］をクリックして表示させる、先程のダイアログボックスを使うと、領域を挿入した後、いちいちダイアログボックスを閉じないと改行できません。
いちいち閉じるのは面倒なので、別の方法を使って領域を入れていくことにしましょう。

［差し込み文書］タブ、［文章入力とフィールドの挿入］グループにある、［差し込みフィールドの挿入］ボタンの［▼］をクリックします。
ちなみに、このボタンは、絵柄の部分と［▼］の部分との2部構成になっているので、［▼］の方をクリックします。
絵柄の方をクリックしてしまうと、先程と同じダイアログボックスが表示されてしまいますヨ。

すると、ボタンに表示される一覧が、Excelで作った住所録の項目名になっているので、この中から住所に当たる項目をクリックします。
「エクセルで住所録作成」のページでご紹介している方法では、住所は「住所1」と「住所2」に分けて入力する方法をご案内していますので、ここでは最初に［住所1］をクリックしています。

［住所1］が差し込まれる領域を挿入することができました！

そして、［住所1］の領域の後ろに文字カーソルがある状態で、［Enter］キーを押すと、

もちろん改行することができるので、この位置に、

先ほど同様、［差し込み文書］タブ、［文章入力とフィールドの挿入］グループにある、［差し込みフィールドの挿入］ボタンの［▼］をクリックして、

表示された一覧から、［住所2］をクリックします。
Excelで作った住所録の住所欄を2つに分けずに1つにしている方や、もっと細かく分けて3つなどに分けている方は、それに合わせて対応してください。

この作業を繰り返し、必要な領域をすべて挿入します。

更に操作を加えます。
［氏名］の領域の後ろには、「様」が付いていないとマズイので、これはキーボードで入力していきます。
［氏名］の領域の後ろに文字カーソルがある状態で、

「様」と入力しますが、「様」の前にスペースを入力するかどうかは、完全にお好みです。
今回の例では、［氏名］の領域の後ろに、スペースと「様」を入力しました。

このように、［郵便番号］や［住所1］などの各領域は、ボタンを使って挿入し、「〒」や「様」など、宛名欄に共通して表示させたい文字は、直接キーボードで入力します。

更に、中央揃えなどの配置や、フォントサイズの変更といった書式設定で、宛名欄の見栄えを整えます。
書式設定したい部分を範囲選択します。
この時、範囲選択した箇所が、テキストボックス内の最後の行だった場合、図のように、残りの空間も選択されているように見えますが、これは最後の行だからなので、特に気にする必要はありません。

普段、中央揃えやフォントサイズの変更をする時と同じ要領で、見栄えを整えます。

見栄えが整いました！

これで、「手順 4/6」の指定は終わりなので、［次へ］をクリックします。

差し込み印刷　手順 5/6

1つ前の「手順 4/6」では、宛名欄に表示されるのが実際のデータでは無く、領域の名前だったので、イメージが沸きづらかったと思います。
この「手順 5/6」では、実際にデータが差し込まれると、このような感じになりますよ、というのを画面で確認することができます。
作業ウィンドウに「宛先1」と表示されているので、

宛名欄に表示されているのは、Excel住所録の1件目のデータが差し込まれたイメージが表示されています。

［»］をクリックすると、

「宛先2」と表示されているので、

Excel住所録の2件目のデータが差し込まれたイメージが表示されます。

こんな風にして、図のようなボタンをクリックしながら、差し込まれたイメージを何件分か確認します。
もちろん、全件分確認しても構いません。

確認が終わったら、［次へ］をクリックしますが、この時、何件目のイメージが表示されていても大丈夫です。
5件目のイメージが表示されているからといって、最初の1件目のイメージを表示させておかなくちゃいけない、といったことはありません。

差し込み印刷　手順 6/6

「手順 6/6」では、試し印刷と、実際の印刷を行います！
まずは試し印刷をしてみましょう！
［印刷］をクリックすると、

ダイアログボックスが表示されるので、［現在のレコード］を選択し、［OK］ボタンをクリックします。

更に印刷のためのダイアログボックスが表示されるので、［OK］ボタンをクリックすると、

現在画面に表示されているデータだけを差し込みしたものが印刷されました！

この試し印刷した文書を、「STEP1」で付けた目印を頼りに、実際に折って、封筒の中に入れてみましょう！
封筒の横幅に余裕がある場合は、どちらか片側に寄せて封入してみてください。

「STEP2」で、封筒の横幅と文書の横幅の差の分だけ、テキストボックスの横幅を狭めているので、

封筒の片側に寄せて封入すると、テキストボックスの左右の線の片方が窓からのぞいています。

今度は、先程とは反対側に寄せて封入すると、反対側の線が窓からのぞいていることが分かります。
このことから、配達時に左右に揺れて、封筒内で文書がスカスカ動いたとしても、封筒の窓から必ずテキストボックスがのぞいているので、宛名が封筒の窓から見えない！という事態を予防できていることが分かります。

試し印刷での確認が終わったので、引き続きWordでの操作を続けていきましょう！
封筒の窓からののぞき具合を確認するために残しておいた、テキストボックスの枠線を無くしていきます。
テキストボックスを選択し、

【Word 2013・2010】［描画ツール］の［書式］タブ、［図形のスタイル］グループにある、［図形の枠線］の［▼］をクリックします。
【Word 2007】［テキストボックスツール］の［書式］タブ、［テキストボックススタイル］グループにある、［図形の枠線］の［▼］をクリックします。
この時、このボタンは、絵柄の部分と［▼］の部分との2部構成になっているので、［▼］の方をクリックします。

【Word 2013・2010・2007】
表示された一覧から［線なし］をクリックします。

また、今回の例のように、文書の背景の色が「白」で、なおかつ、テキストボックスの塗りつぶしの色が「白」であれば、特に操作する必要は無いのですが、必要やお好みに応じて、［図形の塗りつぶし］も［塗りつぶしなし］に設定し、テキストボックスの領域の色を透明にするといいと思います。
私の場合は、白い文書に白いテキストボックスを重ねている時でも、文書の上に重ねていることを意識するために［塗りつぶしなし］を設定していますが、正直、完成品には違いはありません（笑）。

テキストボックス以外のところをクリックすると、テキストボックスの選択が解除されるので、枠線が無くなり、テキストボックスが文書に馴染んだことが分かります！

さぁ、これで設定は終了です！
ここでどうしても頭の中に入れておきたいことが1つ。
それは、「ここまでの工程で作ってきたものは、住所録データ 1件1件を流し込むための型枠なんだ」ということ。

［印刷］をクリックすれば、Excel側の住所録データが1件分ずつこの型枠に自動的に流し込まれ、直接印刷が始まります。

［各レターの編集］をクリックすれば、Excel側の住所録データ 1件1件を差し込んだ結果が、新規文書として新しいウィンドウに表示されます。

［印刷］をクリックすれば、文書を印刷できるので、印刷が終われば完成です。
［各レターの編集］をクリックしたとしても、データを差し込んだ結果が、新しいウィンドウに表示されるので、それを印刷すれば完成です。
どちらを使っても、完成への道筋なわけですが、その違いを見ていきますので、このページの最後まで順番にご覧ください。

作業ウィンドウで［印刷］をクリックすると、こんなダイアログボックスが表示されます。

作業ウィンドウで［各レターの編集］をクリックした場合も、似たようなダイアログボックスが表示されます。

いずれの場合でも、［すべて］を選択して［OK］ボタンをクリックすれば、すべての件数分の住所録データが差し込まれます！
［現在のレコード］を選択すれば、現在、画面に表示されている人の分だけ差し込まれるので、先程のように試し印刷したい時などに使います。

---

作業ウィンドウで［各レターの編集］をクリックした場合には、住所録データ 1件1件を差し込んだ結果が、新規文書として新しいウィンドウに表示されます。

なので、画面には、［各レターの編集］をクリックする直前まで操作していた「型枠」のウィンドウと、［各レターの編集］をクリックすることで出来上がった「型枠に流し込み終わった文書」のウィンドウの、2つが表示されています。
［各レターの編集］をクリックすることで新しくできた「型枠に流し込み終わった文書」は、仮の文書名として「レター●（●は数字）」となっています。

「型枠に流し込み終わった文書」は、差し込んだ件数分だけ同じ内容の文書がページとして表示されます。

各ページが、そのページにある宛名の人専用の「普通の文書」ですので、そのページだけを編集したところで、他のページに何か影響があるわけではありません。
ということは、「この人専用に追加でこんな情報を付け加えよう！」と、その人のページだけを編集することが可能です。
もちろん「普通の文書」ですから、下図のように、印刷もいつも通りの方法です！

---

作業ウィンドウで［印刷］をクリックしようと、［各レターの編集］をクリックしようと、その直前までの行程で作ってきたものは、住所録データ 1件1件を流し込むための「型枠」です。

「型枠」は、住所録データを流し込む直前のものなので、「型枠に流し込み終わった文書」のように、差し込んだ件数分だけページがあるというものではありません。

しつこいようですが、これは「型枠」なので、「型枠」である文書を編集すれば、それを元として作られる、全住所録データ分の文書に影響します。

---

作業ウィンドウで［各レターの編集］をクリックしていない方は、画面に「型枠」のウィンドウしか表示されていないので、特に悩むことなく目の前にある「型枠」を保存すると思います。
ですが、作業ウィンドウで［各レターの編集］をクリックした方は、「型枠」のウィンドウと、「型枠に流し込み終わった文書」の分のウィンドウの2つが表示されるので、どちらを保存するべきか、それとも両方保存するべきか、悩むと思います。

「型枠」を保存しておけば、Excel側の住所録にデータを追加するなど、住所録を常に最新に保つようにしておくだけで、あとは必要な時に「型枠」である文書を開き、プリンタや新規文書に流し込む作業をするだけで、常に最新のデータを流し込んだ文書を作成することができます。

「型枠に流し込み終わった文書」は、それぞれのページに宛名が入力された「普通の文書」なわけですから、その後、Excel側の住所録にデータが追加されたとしても、それが反映されることはありません。
でも、「この人用に追加でこんな情報を付け加えよう！」と、いろんな人のページをたくさん編集したような場合には、むしろその情報は「型枠」には無い情報なので、保存しておくといいと思います。

というわけで、「型枠」を保存するのか、「型枠に流し込み終わった文書」を保存するのか、それとも両方を保存するのかは、完全にお好みとなります。

窓付き封筒に合うような、宛名入りの文書の完成です！

スポンサーリンク

スポンサーリンク