PDFに変換
- Word 2016, 2013, 2010
- Excel 2016, 2013, 2010
- PowerPoint 2016, 2013, 2010
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ワード・エクセル・パワーポイントの文書を、PDF形式に変換するには、特別なソフトを使わなくとも、ワード・エクセル・パワーポイントで、そのまま変換することができるんです！
【 目次 】
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PDF形式で書き出し
まずはWordやExcel、PowerPointで作った文書を開き、たとえ文書を印刷したとしても、いい感じに見えるよう、文書を整えておきます。
これはどういうことかというと、特にWordとExcelでは、用紙を縦長に使うか横長に使うかといった、印刷の向きのようなページ設定の一部が、PDFにも引き継がれるからです。
普通に印刷したときにいい感じに見えれば、PDF化したときにもいい感じに見えるわけです。
また、今回の操作は、「Office形式の文書そのものを、PDF形式に変換する」という、その文書の形式がまるっと変わるイメージではありません。
「元のOffice形式の文書はそのままに、新たにPDF形式として書き出す」という、元のOffice文書に加え、新たにPDF文書が作られるという、文書が2つになるイメージです。
ですので、WordやExcel、PowerPointの形式の文書はそのまま残しておくためにも、一旦［名前を付けて保存］や［上書き保存］しておきます。
それでは早速、開いている文書をPDF形式で書き出していくことにしましょう！
［ファイル］タブをクリックし、
【Office 2016・2013】
左側の一覧から［エクスポート］をクリックします。
更にその右側で、［PDF／XPSドキュメントの作成］を選択し、その右側にある［PDF／XPSの作成］ボタンをクリックします。
【Office 2010】
左側の一覧から［保存と送信］をクリックします。
更にその右側で、［PDF／XPSドキュメントの作成］を選択し、その右側にある［PDF／XPSの作成］ボタンをクリックします。
ダイアログボックスでの設定
表示されたダイアログボックスの、左部や上部を使って、これから書き出すPDF文書の、保存場所を指定し、
ダイアログボックス下部の［ファイル名］に好みの名前を入力します。
更に［ファイルの種類］が「PDF」になっていることを確認します。
［発行後にファイルを開く］にチェックを付けておくと、この操作が終わった後に、PDFとして書き出した文書が自動的に開かれ、すぐにどんな風になったかを確認できます。
これにチェックを付けるか付けないかは、完全にお好みです。
（ただ、Windows 8.1をお使いの方がPDF文書を開くと、戸惑うこともあるので、Windows 8.1をお使いの方は、とりあえずこのまま、このページの内容を最後までご覧いただいた方がいいかもしれません。）
表示されたダイアログボックスには、［オプション］ボタンというものがあります。
どんなPDF文書にするのかを設定できるところなので、クリックして是非とも確認しておきたいところ。
下記で、Word、Excel、PowerPointそれぞれの［オプション］ダイアログボックスをご紹介していきます。
Wordの［オプション］ダイアログボックス
【Word】
PDFには、このような「しおり」を設定することができますが、
Word文書に見出しやブックマークを設定していれば、［次を使用してブックマークを作成］を有効にすることで、「しおり」が設定されたPDFにすることができます。
（Word文書に見出しやブックマークが設定されていなければ、この項目は選択できません。）
また、「アクセシビリティ用のドキュメント構造タグ」という項目については、マイクロソフト社の「アクセシビリティの高い PDF ファイルを作成する」をご覧ください。
Excelの［オプション］ダイアログボックス
【Excel】
選択してあるシートだけPDFにしたいのか、文書ファイル全体（ブック全体）をPDFにしたいのか、などを選べます。
ちなみに「アクセシビリティ用のドキュメント構造タグ」という項目については、マイクロソフト社の「アクセシビリティの高い PDF ファイルを作成する」をご覧ください。
PowerPointの［オプション］ダイアログボックス
【PowerPoint】
PDFにしたいのはスライドなのか、ノートや配布資料なのかを選択できるようになっています。
また、「アクセシビリティ用のドキュメント構造タグ」という項目については、マイクロソフト社の「アクセシビリティの高い PDF ファイルを作成する」をご覧ください。
発行とその後の操作
最後にダイアログボックス右下の［発行］ボタンをクリックすれば、書き出し完了です！
［発行後にファイルを開く］にチェックを付けておいた方は、PDF形式の文書が自動的に開かれるので、確認したら文書を閉じます。
最初に開いておいたOffice形式の文書は、PDF形式として書き出すのに使っただけなので、このまま閉じてしまって構いません。
今回の操作は、「元のOffice形式の文書はそのままに、PDF形式として新たに書き出す」という操作なので、この時点でOffice形式の文書と、PDF形式の文書が2つ存在することになります。
もし、文書の内容を変更したい場合には、Office形式の文書に変更を加えて保存した後、再びPDF形式で書き出すという手順になります。
また、Windows 8.1では、PDF形式の文書を開くと、既定で「リーダー」というWindowsアプリが起動して、いきなり全画面で表示されるため、Adobeのアクロバットリーダーを使ってPDFを見慣れている方はかなり戸惑うと思います。
私が最初にWindowsの「リーダー」でPDF文書を見たときは、いつもとの違いに、戸惑うどころかちょっとあたふたしました。
もちろん、常にアクロバットリーダーでPDFを開くように設定を変えることもできるので、そうしたい場合には、下記のサイトさんが参考になります。
- Windows 8 / 8.1でPDFファイルを常にAdobe Readerで表示する方法
（NEC LAVIE公式サイトさん）
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