「はがき宛名印刷」のページでは、Excelで作った住所録のデータを、Wordを使って、はがきの宛名面に差し込む方法をご紹介しています。
ところが、ちゃんと設定したはずなのに、必要のない箇所に、余計なデータが表示されてしまうというトラブルにぶち当たってしまうことがあります。
今回は、図のような、必要のない箇所に、なぜか宛先の人の名前が表示されてしまうケースを例にしてご紹介します。
もちろん、図とは違う場所に表示されている場合でも、また、名前ではなく、別のデータが表示されてしまう場合でも、対処法は同じですヨ。
まず、頭の中に置いておきたい大切なポイントは、Wordの「はがき宛名印刷」の機能を使って作ったものは、住所録データ1件1件を流し込むための「型枠」だということ。
この「型枠」というイメージがピンと来ない方は、まずは「はがき宛名印刷」のページをご覧いただいて、手順と考え方をおさらいしてください。
そして、この「型枠」の、どの部分に余計なデータが表示されてしまっているのか、表示されてしまっている部分の項目名（差し込みフィールドの名前）を確認していくことにしましょう。
［差し込み文書］タブ、［結果のプレビュー］グループの［結果のプレビュー］ボタンをクリックして、このボタンをOFFにすると、
余計なデータが表示されてしまっているのは、<<会社名>>の部分だということが分かります。
というわけで、この型枠の「会社名」のところに差し込むのは、人の名前じゃないですよ、ということをWordさんに教えてあげれば、この問題は解消されます。
というわけで、［差し込み文書］タブ、［文章入力とフィールドの挿入］グループにある、［フィールドの対応］ボタンをクリックすると、
型枠側と住所録側の項目をすり合わせるダイアログボックスが表示されます。
現在、問題が起きているのは型枠の「会社名」ですから、「会社名」の部分を見てみると、「名」と表示されていることが分かります。
住所録の「名」欄からデータを引っ張ってくるよう指定されてしまっているので、人の名前が表示されてしまっていたわけですね。
これを解消するため、「会社名」欄の［▼］をクリックすると、Excel住所録側の項目名がズラッと一覧表示され、住所録のどの項目が「会社名」に該当するのかを選択できます。
Excel住所録側に会社名に該当する項目がある場合にはそれを選択しますが、今回の例で使用しているExcel住所録は、プライベート用のもので会社名が入力されていない住所録なので、「会社名」に該当する項目はありませんから、［対応なし］をクリックで選択します。
「型枠側の「会社名」に該当するデータは、Excel住所録側にはありませんよ」という設定ができたので、［OK］ボタンをクリックすれば、設定完了です。
現在の「The 型枠！」という見た目では、トラブルが解消されたかどうかは確認できないので、
［差し込み文書］タブ、［結果のプレビュー］グループの［結果のプレビュー］ボタンをクリックして、このボタンをONにすると、
データが差し込まれた状態を確認できます。
先程まで表示されていた余計なデータが、ちゃんと表示されないようになっています！
さぁ、次は、宛名印刷の弱点を解消する「はがき宛名印刷で、長い住所が欠けてしまう問題」に進みます！
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