データベース機能を使うためのお作法にのっとって、1行1件として貯め込んだデータ。
もし知らず知らずのうちに「同じデータを入力しちゃったかも！」と心配になったら、簡単に重複データを削除することができます。
今回は重複データが削除されたことを分かりやすくするため、重複データにあらかじめ色をつけておきました。
1行1件としてデータを貯め込んだリスト内のセルならどれでもいいので、どれか1つのセルを選択します。
［データ］タブ、［データツール］グループの［重複の削除］ボタンをクリックします。
Excelがデータのある範囲を自動認識してくれます。
上の図のダイアログボックスで［先頭行をデータの見出しとして使用する］にチェックが付いていると、先頭行にある項目名の行を範囲から除外してくれます。
どの項目を見て、重複データだと判断するのか、その項目名にチェックを付けます。
今回は「商品コード」で同じものがあったら、それを重複データと判断することにしてみますので、「商品コード」だけにチェックを付けます。
［OK］ボタンをクリックすると・・・
何個のデータが削除されたのか、メッセージで表示されます。
重複データが削除されました！
［重複の削除］では、行番号が後ろのデータの方が削除されます。
例えば、3行目と15行目に同じデータが入力されていたとしたら、行番号が後ろの15行目のデータの方が削除されます。
全項目で重複かどうかを判断する
先程は「商品コード」の1つの項目だけで重複データなのかどうかを判断しましたが、今度はこのような例で考えてみます。
左のような住所録の場合、「阿部寛子」さんのデータが2件入力されています。
「氏名」だけで判断すると、同じ名前なので一瞬、重複データと判断してしまいそうですが、「住所」を見てみると別の住所ですし、「自宅電話番号」も違います。
この2人は「同姓同名の別人」ということになります。
このような場合、［重複の削除］ダイアログボックスで「氏名」の項目だけにチェックを付けていると、同じ名前なんだから重複データ！と判断されて、片方のデータが削除されてしまいます。
こういった場合は全項目にチェックを付けておけば、全項目が一致しないと重複データだと判断されないので、「氏名」は同じでも、「住所」と「自宅電話番号」が違う今回のケースでは削除されなくて済みます。
このように［重複の削除］ダイアログボックスではどの項目にチェックをつけるのかがポイントになります。
ポイントを重複データ削除の注意点にまとめてみました。
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