差し込み印刷の宛名ラベル作成で困ったときには
- Word 2016, 2013, 2010
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「差し込み印刷で宛名ラベル！」では、Wordの差し込み印刷ウィザードで、Excelで作った住所録からデータを引っ張り、ラベルシールに差し込む、宛名ラベル作成の一連の操作をご紹介しています。
このページでは、その操作中にトラブルが起きてしまったり、困ってしまった場合に、その内容ごとに解決方法を解説します！
【 目次 】
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［差し込み印刷の開始］ボタンが押せない
差し込み印刷ウィザードを始めるために［差し込み印刷の開始］ボタンを押したいのですが、押せなくなっているんです。
［差し込み文書］タブ、［差し込み印刷の開始］グループにある、［差し込み印刷の開始］ボタンは、新しいまっさらな文書が画面に表示されているか、何らかの文書が開いた状態でないと押せないんです。
このサイトの宛名ラベルの作り方をご紹介しているページでは、新しいまっさらな文書が画面に表示されている状態で操作をしていただいています。
［差し込み印刷］作業ウィンドウで内容がすべて見れない
画面右側に表示されている［差し込み印刷］作業ウィンドウで、表示されている内容が途中から隠れてしまっているんです。
［差し込み印刷］作業ウィンドウでは、すべての内容を表示できない場合、作業ウィンドウの上部と下部にボタンが表示されます。
もし作業ウィンドウ下部にこのボタンが表示されたら、ただマウスポインタを合わせるだけで、作業ウィンドウが下にスクロールします。
クリックは必要なく、マウスポインタを合わせるだけでスクロールします。
もし作業ウィンドウの上部にこのボタンが表示されたら、ただマウスポインタを合わせるだけで、作業ウィンドウが上にスクロールします
［ラベルの製造元］や［製品番号］が一覧に無い
［差し込み印刷］作業ウィンドウの 2/6の［ラベルオプション］で、［ラベルの製造元］や［製品番号］に、自分が準備したラベルシールのメーカーや型番が載っていないんです。
［ラベルの製造元］や［製品番号］が一覧に無い場合には、「ラベルシールや名刺用紙のサイズ登録」の要領でサイズ登録を行います。
一回サイズ登録を行えば、その登録をしたWordでずっと登録情報を残してくれるので、そのWordを使っている限り、再び登録する必要はなくなります。
ラベルの枠が表示されない
ちゃんと設定はしているのに、個々のラベルにピッタリ合う枠が、画面に表示されません。
個々のシールの寸法に、ピッタリ合う枠は、印刷されない「透明な罫線」でできた、いわゆる「表」で、個々のシールが表のセルになっている、という構造です。
この印刷されない「透明な罫線」を、操作しやすいよう画面に表示するには、［表ツール］の［レイアウト］タブ、
［グリッド線の表示］ボタンをONにします。
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差し込むデータがあるExcel文書がダイアログボックスに表示されない
［差し込み印刷ウィザード 3/6］で、差し込むデータが入っているExcel文書が、ダイアログボックスに表示されないために、指定できないんです。
表示されるファイルの種類が別のものになっているのが原因です。
ダイアログボックス右下で［すべてのデータソース］を選択すると表示されます。
見出しを認識しない
［差し込み印刷ウィザード 3/6］でデータを選択するときに表示されるダイアログボックスや、［差し込み印刷ウィザード 4/6］で差し込みフィールドを挿入するときに、差し込み元のExcel文書にある見出しの項目名が表示されません。
下記のダイアログボックスが表示されている方は、ダイアログボックス右下の［OK］ボタンをクリックして、ダイアログボックスを閉じます。
そして一旦、ラベル作成中のWord文書を保存して、閉じてください。
（文書を開いたままだと、下記の対処法ができないので、必ず閉じてください。）
下記のダイアログボックスが表示されている方は、［キャンセル］ボタンをクリックして、ダイアログボックスを閉じます。
そして一旦、ラベル作成中のWord文書を保存して、閉じてください。
（文書を開いたままだと、下記の対処法ができないので、必ず閉じてください。）
項目がうまく認識されていないときは、差し込み元のデータがある、Excel文書が原因です。
差し込み元のデータがある、Excel文書を開き、見出しの上にタイトルなど、データベースとは関係ないものが入力されていないか確認してください。
本来なら、データベースのお作法でご紹介しているように、見出しの上に1行空いていれば問題ないのですが、差し込み印刷では、うまく認識しません。
下の図のように、1行目から見出しが始まるように修正後、Excel文書を保存し、文書を閉じます。
（文書を開いたままだと、次の操作に支障が出るので、必ず閉じてください。）
ラベル作成途中で保存し、閉じておいたWord文書を再度開き、続きの操作を行います。
文書を開くだけで、見出しは正しく認識されるようになっているはず。
また、再度Word文書を開いた際に、下記のことで迷ったら、リンク先をご覧ください。
再度Word文書を開いたらメッセージが出てきた → 保存しておいたラベル文書を開いたらメッセージが出た
作業ウィンドウが消えている → ［差し込み印刷］作業ウィンドウを再び表示させたい
［差し込み印刷］作業ウィンドウを再び表示させたい
［差し込み印刷］作業ウィンドウを間違って閉じてしまいました！
もう一度表示するにはどうすればいいですか？
差し込み印刷ウィザードを開始するときと同じで、［差し込み文書］タブの［差し込み印刷の開始］から、［差し込み印刷ウィザード］をクリックすると表示されます。
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グレーに網がかかったような箇所がある
グレーに網がかかったような箇所があるのですが、これは何ですか？
「ここに○○を差し込んでください」という差し込みフィールドのところに文字カーソルがあると、文字カーソルのあるフィールドがグレーに網がかかったように表示されます。
既定の表示なので、気にすることなく作業を続けてください。
間違って違う差し込みフィールドを入れてしまいました
差し込み印刷ウィザード 4/6で、差し込みフィールドを挿入したとき、間違って違うものを入れてしまいました。
［差し込み印刷］作業ウィンドウの 4/6で修正を行います。
［差し込み印刷］作業ウィンドウの ［次へ］［前へ］を使って、
手順4/6まで移動します。
先頭のラベルの、差し込みフィールドを選択します。
領域を範囲選択する際は、<<>>の部分が含まれるよう範囲選択するのがポイントです。
［Delete］キーを押すと、選択した差し込みフィールドを消すことができます。
先頭のラベルの、改めて差し込みフィールドを入れたい位置に文字カーソルがあることを確認して、
作業ウィンドウの［差し込みフィールドの挿入］をクリックし、差し込みフィールドを入れ直します。
（そもそも、差し込みフィールドの挿入ということが何なのか不安な方は、「差し込み印刷で宛名ラベル！」ページの「［差し込み印刷ウィザード 4/6］ ラベルの配置」の章をご覧ください。）
先頭ラベルから他のラベルへの反映も終わったあとに、差し込みフィールドの修正を行った場合には、先頭ラベルへの修正を、他のラベルにも反映させるため、
［すべてのラベルの更新］ボタンを押すことをお忘れなく。
（そもそも、すべてのラベルの更新が何なのか不安な方は、「差し込み印刷で宛名ラベル！」ページの「［差し込み印刷ウィザード 4/6］で忘れがちな［すべてのラベルの更新］」の章をご覧ください。）
［最初のレコード］と［最後のレコード］がいまいちな動き
［差し込み印刷］作業ウィンドウの 6/6で、［印刷］または［各ラベルの編集］を選択して表示されるダイアログボックス。
これで、［最初のレコード］と［最後のレコード］を指定した場合の動きがおかしい気がするんです。
［最初のレコード］と［最後のレコード］については、本来なら指定した「3件目のデータから5件目のデータだけ差し込みたい」というときに使うのですが、宛名ラベルでは、［最初のレコード］に指定した件目のデータから始まりはするものの、終わりは［最後のレコード］で指定した件目を無視して、宛名ラベルの用紙1枚を埋め尽くすまでデータを差し込み続けてしまいます。
上記の理由から、宛名ラベルでは、この［最初のレコード］と［最後のレコード］の使用はおすすめしません。
保存しておいたラベル文書を開いたらメッセージが出た
保存しておいた「型枠」にあたる文書（差し込みフィールドのある文書）を開いたら、下記のようなメッセージが出ました。
差し込み元のExcel文書からデータを引っ張ってきますよ、というメッセージです。
［はい］をクリックしないと、データを引っ張ってくる差し込み印刷にならないので、［はい］をクリックします。
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