はがき宛名印刷の機能を使って、はがきに宛名を差し込む際、この人の敬称は「様」、この人には「先生」にしたい・・・と、宛先によって敬称を変えたい場合の方法を今回はご紹介します！
「はがき宛名印刷」のページ同様、Excelで作成した住所録のデータを差し込むという前提でご説明していきます！
まず、Excelで住所録を作る際、「敬称」という項目も作り、データを入力しておきます。
住所録が完成したら、Excelは終了しておきます。
「はがき宛名印刷」のページでご紹介している要領で、はがき宛名面印刷ウィザードで設定していきます。
ウィザードの途中、［差し込み印刷を指定します］のところで、［宛名の敬称］を「なし」にします。
この続きも「はがき宛名印刷」のページでご紹介している要領と同じです。
宛名面が完成しました！
ウィザードで、［宛名の敬称］を「なし」にしているので、敬称が無いことがわかります。
ここで、［差し込み文書］タブ、［結果のプレビュー］グループの、［結果のプレビュー］ボタンをクリックでOFFにしてみます。
「はがき宛名印刷」のページでご紹介しているとおり、先ほど出来上がったばかりのこれは型枠です。
なので、［結果のプレビュー］ボタンをOFFにしたことで、型枠の状態そのままが分かります。
左の図の位置に「敬称」を設定すればいいわけです。
更に［編集記号の表示／非表示］ボタンをONにすると、この型枠にはタブやスペースが設定されていることが分かり、操作しやすくなります。
「敬称」を入れたい位置に文字カーソルを置きます。
この時、予め設定されているスペースがあるので、そのスペースの後ろに文字カーソルを置くのがオススメです。
敬称を設定した後、「敬称」と、その上の「名」の間にスペースがあると、くっつき過ぎず、バランス良く見える（ような気がする）からです。
でも、このへんはお好みですヨ。
［差し込み文書］タブ、［文章入力とフィールドの挿入］グループにある、［差し込みフィールドの挿入］ボタンの［▼］をクリックし、
「敬称」をクリックで選択します。
この時、もしExcelで作っておいた住所録の敬称の項目名が「宛先の敬称」という項目名だったら、ここで表示されるのも「宛先の敬称」となるので、それを選択します。
カーソルの位置に敬称を設定できました。
ここで、実際にデータが差し込まれた時に、どんな感じになるのか確認してみます。
［結果のプレビュー］ボタンをクリックでONにします。
ちゃんと敬称が差し込まれています！
［結果のプレビュー］ボタンの隣にある、下の図のボタンを使って、次のデータや、そのまた次のデータが差し込まれた状態も確認していきます。
そうすると、敬称が「様」だったデータでは良かったものの、「先生」という敬称が差し込まれた場合には、敬称の文字に対して、敬称を収めている領域が狭すぎて、次の行に折り返ってしまっています。
というわけで、敬称を収めている領域を広げます。
「姓」「名」や、「敬称」のある領域は、「テキストボックスの中に入れられた表」という構造になっているので、表のセルの大きさを調整します。
「名」の下にある境界線にマウスポインタを合わせ、マウスポインタが左の図のような形になったら、上にドラッグすると、
「姓」「名」のセルが小さくなり、それのおかげで、隠れて見えなかった「敬称」の下にある境界線が見えるようになりました。
「敬称」の下にある境界線にマウスポインタを合わせ、下に向かってドラッグすると、
「敬称」を収めていたセルが広がったので、「先生」の場合でも、1行に収めることができるようになりました！
これで、敬称が「先生」でも、
「様」でも、きれいに収まり、宛先によって敬称を変えることができました！
あとは普段どおり、試し印刷と印刷位置の調整のステップに進みます。
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