「並べ替え虎の巻」のページでご紹介している通り、並べ替えには大きく分けて3つの方法があり、どの方法を選ぶかは、並べ替え虎の巻チャートで判断しました。
並べ替え虎の巻チャートで、
並べ替えの基準が複数ある
に当てはまった場合の並べ替えの方法が、これからご紹介する、ダイアログボックスを使った並べ替えの方法です！
ここから先は、「並べ替え虎の巻」のページを、既にお読みいただいていることを前提に進めていきますので、まだの方は先に「並べ替え虎の巻」をご覧ください。
では早速、操作に入っていきましょう！
今回は、下の図のような表を並べ替えてみたいと思います。
早速 並べ替え
まずは「入社日が早い順」に並べ替え、同じ入社日だった場合には、更に「フリガナであいうえお順」になるように並べ替えたいと思います。
「入社日」のような日付の場合も、昇順・降順の考え方は数字と同じです。
「1日、2日、3日・・・」と数字を積み重ねて昇っていくのが「昇順」、「・・・3日、2日、1日」と数字が降りてくるのが「降順」ですので、「入社日が早い順」というのは、「1月1日、2日、3日・・・」といった順番になるということですから、「入社日で昇順」ということになります。
また、「並べ替え虎の巻」にあるように、「あいうえお順」は「昇順」のことですので、「フリガナであいうえお順」というのは、「フリガナで昇順」ということになります。
それでは早速、並べ替えの操作に入っていきましょう！
並べ替えの基準が、今回のように「入社日で昇順」、更に「フリガナで昇順」という風に複数ある場合には、データを貯め込んである表の中ならどこでもいいので、どれか1つのセルを選択します。
今回の例の場合なら、データが貯め込んである表はA1からG13番地までなので、A1からG13番地までの中ならどれでもいいので、どれか1つのセルを選択します。
セルを選択したら、［データ］タブ、［並べ替えとフィルター］グループにある、［並べ替え］ボタンをクリックすると、
下の図のようなダイアログボックスが表示されます。
Excelでは、データベース機能を使うためのお作法にのっとってデータを貯め込んでさえいれば、データを貯め込んだ表全体の範囲を、Excelさんは自動認識することができます。
更にこのダイアログボックスの［先頭行をデータの見出しとして使用する］にチェックが付いていることで、
「自動認識した表全体のうち、先頭行は見出しなんだ！この見出しだけは並べ替えて位置が変わったらマズイな」とExcelさんが判断し、自動認識した表全体から、見出しである項目行だけ範囲選択を除外してくれます。
「Excelさんの認識力、マジすげぇっす！」と感心し終わったら、表示されたダイアログボックスで並べ替えの設定を行っていきます。
今回、最初の並べ替えの基準は、「入社日で昇順」なので、［最優先されるキー］の、1つ目の［▼］をクリックし、一覧から「入社日」を選択します。
更に、その隣の［▼］をクリックすると、セルに入力されたデータ（値）で並べ替えるのか、それとも、セルに設定されている色などで並べ替えるのかが選べます。
今回は、セルの色などではなく、「入社日」という実際の日付データを判断して並べ替えたいので、［値］を選択します。
更に、3つ目の［▼］をクリックすると、［昇順］か［降順］かを選べるので、今回は［昇順］を選択します。
これで、「入社日で昇順」という、最初の基準を設定することができました！
続けて2つ目の基準を設定したいのですが、今の状態では2つ目を設定する欄がありません。
そこで、ダイアログボックス左上の［レベルの追加］ボタンをクリックすると、
2つ目の基準を設定するための欄が表示されるので、同じ要領で「フリガナで昇順」の設定をします。
これで2つの基準を設定できたので、［OK］ボタンをクリックすれば、
まず「入社日で昇順」に並び替わり、同じ入社日だった場合には、「フリガナで昇順」に並び替わりました！
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ポイントは「表の中」と「1つのセル」
この並べ替えの操作で、最も大切なことは、
データを貯め込んである表の中ならどこでもいいので、どれか1つのセルを選択
してから、［並べ替え］ボタンを押すということ。
データを貯め込んである表の中のセルを選択するからこそ、その表全体を自動認識することができるので、
もし、表の外のセルを選択して［並べ替え］ボタンを押してしまうと、
「いくら何でも認識できませよ、旦那〜」とExcelさんがメッセージを出してきて、並べ替えはできません。
また、「どれか1つのセルを選択」だというのに、複数のセルを選択して並べ替えを行おうとすると、場合によっては打ちひしがれて立ち直れない状況に遭遇してしまう可能性があります。
なぜ、複数のセルを選択してはいけないか、ということにつきましては、「ボタンで並べ替え」のページでご説明していますが、まずはこのページを最後までご覧いただきたいと思います。
基準となるキーを更に増やして並べ替え
今度は、「所属店舗で降順」に並べ替え、同じ店舗の場合は更に「入社日で昇順」で並べ替え、更に入社日まで同じの場合は「年齢で降順」に並べ替えてみます。
まずは、ダイアログボックスで並べ替えを行う時の最大のポイント、データを貯め込んである表の中ならどこでもいいので、どれか1つのセルを選択し、
［データ］タブ、［並べ替えとフィルター］グループにある、［並べ替え］ボタンをクリックします。
データが貯め込んである範囲を、Excelさんが自動認識し、更にダイアログボックスの［先頭行をデータの見出しとして使用する］にチェックが付いていることで、自動認識した範囲の先頭行が見出しであることもExcelさんは理解してくれているので、「先頭行は見出しだから、並べ替えちゃいけないな」と、見出しである項目行を並べ替えの範囲から自動的に除外してくれています。
表示されたダイアログボックスには、最初に行った並べ替えの設定が残っていますが、それは特に気にする必要はありません。
これから行いたい並べ替えの基準を上書きで設定し直していけばいいだけなので、
［最優先されるキー］には、「所属店舗で降順」の設定をします。
そして2番目には、「入社日で昇順」の設定をします。
ここまではいいのですが、3番目の基準を設定する欄がありません。
欄が無ければ増やせばいいので、｢レベルの追加｣ボタンをクリックすると、
3番目の欄を増やすことができました！
［レベルの追加］ボタンを押していくことで、どんどん欄を増やすことができます。
超余談なので、これは覚える必要は無いですが、64個まで増やせます。
では、3番目の欄に、「年齢で降順」の設定をし、これで基準の設定は終わりなので、［OK］ボタンをクリックすると、
「所属店舗で降順」に並べ替え、同じ店舗の場合は更に「入社日で昇順」で並べ替え、更に入社日まで同じの場合は「年齢で降順」に並べ替えることができました！
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基準を設定する欄が多い場合はどうする？
さぁ、最後にもう一度、復習を兼ねて、「入社日で昇順」で並び替え、入社日が同じだった場合には、更にその中で「フリガナで昇順」になるように並び替えてみます。
データを貯め込んである表の中ならどこでもいいので、どれか1つのセルを選択し、［並べ替え］ボタンをクリックするのはもうOKですね？
表示されたダイアログボックスで、「入社日で昇順」と「フリガナで昇順」の、2つの基準を設定すればいいわけですが、
この前に行った並べ替えのおかげで、3つ目の設定が残ったままです。
今回の並べ替えの場合は、基準は2つだけなので、このように欄が多い場合には、欄を削除していきます。
削除したい欄の先頭にある［次に優先されるキー］の文字をクリックすると、欄自体を選択できるので、［レベルの削除］ボタンをクリックすれば、
不要な欄を削除することができました。
これで基準を設定できたので、［OK］ボタンを押せば、思い通りの並べ替えができるというわけです。
［ホーム］タブにも並べ替えのボタンがあります
今回使った［並べ替え］ボタンは、データベース機能なので［データ］タブにある、という風に覚えるといいと思います。
ですが、正直なところ、［ホーム］タブの、
［編集］グループにある、［並べ替えとフィルター］ボタンをクリックし、
［ユーザー設定の並べ替え］ボタンを使っても操作することができます。
他のデータベース機能も［データ］タブに集約されていますので、まずは［データ］タブを覚えて頂いて、余裕のある方はこちらのボタンがあることも覚えていただくといいと思います。
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