せっかく作った住所録。
でも、しばらく時が経ち、新しいデータを追加するときには、入力方法を忘れてしまっているかも。
そこでSTEP 3では、忘れ防止の機能を追加します！
更に完成後の活用方法をご紹介！
このページは、「会社名」や「役職」欄のある住所録の作り方のSTEP 3です。
下記の赤いボタンをクリックすると、目次ページからご覧いただけます。
また、「会社名」や「役職」欄は不要という方は、「エクセルで住所録作成（改訂版）」をご覧ください。
入力方法を忘れないために
「STEP2」までの操作で、住所録としては完成していますし、この住所録を使って、はがき・ラベルの宛名印刷や、文書への差し込み印刷もできます。
ですが、しばらく時が経ち、新しいデータを追加するときには、入力方法を忘れてしまっているかも。
そこで、各セルを選択すると、入力のポイントなどがメッセージとして表示されるようにしていきましょう！
この章では、作業を手早く行うために、テーブルならではの選択方法を使って範囲選択します。
STEP 2で列の非表示や再表示で使ったワークシートの列の選択と選択時のマウスポインタの形が同じですが、「ワークシートの列の選択方法」と「テーブルならではの選択方法」では、選択できる箇所が異なります。
テーブルの選択が苦手な方は、まずは「巨大テーブルでも安心！テーブルの選択」をご覧ください。
それでは、住所録への入力方法を忘れないための設定に入っていきます。
まずは「No」の欄から。
データが入力されているセルだけを手早く選択するため、「No」列の見出しの上端にマウスポインタを合わせ、マウスポインタが図のような黒い矢印に変わったらクリックすると、
「No」列のデータ部分のみを範囲選択することができました。
この方法は、テーブル列のデータ部分だけを選択する方法なので、「No」列のデータ部分だけが選択され、「No」という項目名のセル（今回の例ではA1番地）は選択されていないことが分かります。
この時、もし「No」列のデータ部分のみが選択されるのではなく、同じ列のテーブル外のセルも選択されている場合には、「テーブル内の列の選択」ではなく、「ワークシートの列の選択」の操作をしています。
これ以上操作を続けても失敗するだけなので、まずは焦らず「巨大テーブルでも安心！テーブルの選択」をご覧ください。
「テーブルならではの選択方法」で、「No」列のデータ部分のみを範囲選択したら、
［データ］タブ、［データツール］グループの［データの入力規則］ボタンをクリックします。
この時、ボタンは絵柄の部分と［▼］の部分の、2層構造になっているので、絵柄の方のボタン（［▼］じゃない方のボタン）をクリックします。
もし、［データの入力規則］ボタンをクリックして、このメッセージが表示されてしまったら、
範囲選択する際にクリックを2回してしまい、「No」列のデータ部分だけではなく、「No」という項目名のセル（今回の例ではA1番地）まで範囲選択してしまっています。
［キャンセル］ボタンをクリックして、もう一度この章を最初から操作してください。
話がそれたので本題に戻ります。
先程の［データの入力規則］ボタンをクリックすると、
ダイアログボックスが表示されます。
［入力時メッセージ］タブの［タイトル］欄と［メッセージ］欄に、好みのメッセージを入力します。
［タイトル］欄には、ポイントを手短に入力した方が、メッセージとしては分かりやすくなります。
今回は図のように入力しました。
［OK］ボタンをクリックします。
この設定をした、いずれかのセルが選択されると、このようにメッセージが表示されます。
［タイトル］欄に設定したメッセージが太字で表示されるので、ポイントとなる言葉を手短に入力して、伝わりやすくしたわけです。
「会社種別」と「種別前後」欄は、データの入力時にセルを選択すると［▼］が表示されて分かりやすいので、特に入力時メッセージを設定する必要はありません。
次の欄の設定に進みます。
今度は「社名のみ」の欄。
「No」欄での操作と同じように、この欄にも入力時メッセージを設定します。
データが入力されているセルだけを手早く選択するため、「社名のみ」列の見出しの上端にマウスポインタを合わせ、マウスポインタが図のような黒い矢印に変わったらクリックすると、
「社名のみ」列のデータ部分のみを範囲選択することができました。
この方法は、テーブル列のデータ部分だけを選択する方法なので、「社名のみ」列のデータ部分だけが選択され、「社名のみ」という項目名のセル（今回の例ではD1番地）は選択されていないことが分かります。
この時、もし「社名のみ」列のデータ部分のみが選択されるのではなく、同じ列のテーブル外のセルも選択されている場合には、「テーブル内の列の選択」ではなく、「ワークシートの列の選択」の操作をしています。
これ以上操作を続けても失敗するだけなので、まずは焦らず「巨大テーブルでも安心！テーブルの選択」をご覧ください。
「テーブルならではの選択方法」で、「社名のみ」列のデータ部分のみを範囲選択したら、
［データ］タブ、［データツール］グループの［データの入力規則］ボタンをクリックします。
この時、ボタンは絵柄の部分と［▼］の部分の、2層構造になっているので、絵柄の方のボタン（［▼］じゃない方のボタン）をクリックします。
［入力時メッセージ］タブの［タイトル］欄と［メッセージ］欄に、好みのメッセージを入力します。
今回は図のように入力しました。
［OK］ボタンをクリックします。
この設定をしたいずれかのセルが選択されると、メッセージが表示されるように設定できました！
同様にして、「社名カナ」欄には、このような設定をします。
もちろん、［タイトル］［メッセージ］はお好みで変えてください。
「会社名」欄にはこのような設定をしました。
「支店名」「部名」「課名」「役職」欄は、いずれも各データによって入力したり入力しなかったりする欄なので、同じメッセージを表示させることにします。
メッセージが同じでいい場合には、一緒に選択してしまって構いません。
まずは「支店名」列の見出しの上端にマウスポインタを合わせ、マウスポインタが図のような黒い矢印に変わったらクリックして、「支店名」列のデータ部分のみを範囲選択します。
続いて、「役職」列の見出しの上端にマウスポインタを合わせ、マウスポインタが図のような黒い矢印に変わったら［Shift］キーを押したままクリックすると、
最初に選択した「支店名」列から、たった今クリックした「役職」列までのデータ部分のみを、一気に範囲選択することができました！
［Shift］キーを使った、ワークシートの列の選択を、テーブル内の列の選択に応用したわけです。
そして、今回は表示させたいメッセージがシンプルだったので、［タイトル］は空欄にし、［メッセージ］欄にこのように入力してみました。
今回の設定とは逆に、［タイトル］欄にのみ入力して、［メッセージ］欄を空欄にすると、メッセージは表示されません。
［タイトル］は空欄にしても、［メッセージ］欄には入力します。
「氏名」欄にはこのような設定をしました。
「フリガナ」欄にはこのような設定をしました。
「姓」「名」欄も、同じメッセージを表示させることにします。
メッセージが同じでいい場合には、一緒に選択してしまって操作したいので、先ほどの［Shift］キーを使った、ワークシートの列の選択を、テーブル内の列の選択に応用して選択します。
まずは「姓」列の見出しの上端にマウスポインタを合わせ、マウスポインタが図のような黒い矢印に変わったらクリックして、「支店名」列のデータ部分のみを範囲選択します。
続いて、「名」列の見出しの上端にマウスポインタを合わせ、マウスポインタが図のような黒い矢印に変わったら［Shift］キーを押したままクリックすると、
最初に選択した「姓」列から、たった今クリックした「名」列までのデータ部分のみを、一気に範囲選択することができました。
そして、［タイトル］［メッセージ］ですが、「姓」と「名」を区切り位置指定ウィザードで生成した場合には、このような設定で、
「姓」と「名」を関数を組み合わせて生成した場合には、このような設定にすると分かりやすいと思います。
「郵便番号」欄にはこのような設定をしました。
「住所A」欄にはこのような設定をしました。
「住所B」欄にはこのような設定をしました。
「住所1」欄にはこのような設定をしました。
「住所2」欄にはこのような設定をしました。
「電話番号」欄にはこのような設定をしました。
「役職文字数」欄にはこのような設定をしました。
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五十音順に並び替える
住所録はやっぱり「あいうえお順」になっていた方が分かりやすい！という方は、並び替えをします。
並び替えをする時には、1行目の各項目に付いている［▼］を使います。
社名であいうえお順にしたければ「社名カナ」の［▼］を、個人名であいうえお順にしたければ「フリガナ」の［▼］をクリックします。
「あいうえお順」にしたいので、［昇順］をクリックします。
一瞬で「あいうえお順」にすることができました！
先程まで［▼］だったボタンが、図のような矢印のボタンに変わっています。
図では「社名カナ」のボタンが変わっているので、「今現在、「社名カナ」で並べ替えをしていますよ」というお知らせになっているわけです。
入力した順に戻せるのか？
社名や個人名であいうえお順に並べ替えた後、［元に戻す］が効くうちは、入力したときの順番に戻すことができるわけですが、並べ替えた後、保存して文書を閉じちゃったりすると、当然その時の操作を戻すことができなくなるので、入力したときの順番に戻すことができなくなります。
でも、今回の住所録には、入力した順に通し番号を振っておいたので、「No」で並べ替えることで、いつでも入力した順にすることができます。
「No」で並べ替えたいので、「No」の［▼］をクリックし、
［昇順］をクリックすれば、
通し番号の若い順に並べ替えることができました！
「No」で並べ替えたので、今度は「No」のところのボタンが、［▼］から矢印のボタンに変わっています！
データを絞り込む
この住所録なら、「住所が東京」のデータを探す、なんてことも簡単にできます！
住所が東京のデータを探したい場合、住所の都道府県部分が入力されているのは「住所A」か「住所1」欄ですから、どちらかの［▼］をクリックします。
データを探すときに使うのが［検索］欄。
この欄に、
データを探すときのキーワードを入力し、［OK］ボタンをクリックすると、
そのキーワードに該当したデータに絞り込まれ、絞り込みが行われている項目名のボタンが［▼］から「ろうと」のマークに変わっています。
そして、それ以外のデータは、無くなってしまったのではなく、隠れているだけですよ、という合図で、行番号の表示が青くなっています。
絞り込みを解除したくなったら、「ろうと」のマークに変わっているボタンをクリックします。
現在は絞り込みが行われている状態なので、［すべて選択］の部分が四角く塗りつぶされていますが、気にせずここをクリックすると、
チェックを付けることができるので、チェックを付けたら［OK］ボタンをクリックします。
絞り込みが解除され、すべてのデータが表示されたので、「ろうと」のマークだったボタンが、［▼］に戻り、
行番号の表示も、通常の状態に戻りました。
今度は、「会社種別」が「医療法人」のデータだけを探してみます。
「会社種別」の［▼］をクリックします。
先ほどは住所データが「東京都〇〇区××町・・・」といった長い住所の中に「東京都」の文字が入っているもの、という探し方をしましたが、今回はセルの中にズバリ「医療法人」とあるものを探したいです。
今は図のように、すべての選択肢にチェックが付いているので、すべてのデータが表示されています。
「医療法人」のデータだけを表示させたければ、「医療法人」だけにチェックが付いた状態にすればいいことになります。
他の項目のチェックを1つずつ外していくのはかなり面倒なので、まずは［すべて選択］のチェックを外すと、
全選択肢のチェックが外れるので、
最後に「医療法人」にだけチェックを付ければ、操作が手早くできます。
［OK］ボタンをクリックすると、
「会社種別」が「医療法人」のデータだけを表示させることができました！
「会社種別」で絞り込みを行っているという合図で、［▼］が「ろうと」のマークに変わっています。
もちろん、他のデータは無くなってしまったのではなく、隠れているだけ。
その証拠に、やはり行番号が青くなっています。
すべてのデータを表示させたくなったら、現在は「会社種別」で絞り込みが行われているわけですから、「ろうと」のマークに変わっている「会社種別」のボタンをクリックし、［すべて選択］にチェックを付け、［OK］ボタンをクリックします。
このデータの絞り込みの際、特に気を付けたいのが、絞り込んだデータをリセットしてから、別のキーワードで絞り込むのか、それとも、絞り込んだデータの中で、更に絞り込みを行うのか、ということ。
「住所A」で「東京都」というキーワードで絞り込みを行った後、［すべて選択］で絞り込みの解除を行わずに、
そのまま更に「会社種別」で「医療法人」だけを表示させるべく、「会社種別」の［▼］をクリックすると、それは、絞り込んだデータの中で、更に絞り込みを行う、ということになります。
よって、今回の例では、「住所」が「東京都」の会社は、「株式会社」か「医療法人」か、種別が無い会社だけなので、先ほど全データで絞り込みをしたときにはあった「有限会社」や「税理士法人」などが、絞り込みの選択肢には無いことが分かります。
これで「医療法人」のものだけが表示されるよう絞り込みをかけても、
「会社種別」が「医療法人」のデータだけが表示されるのではなく、「東京都の医療法人」という絞り込みがかけられます。
一旦リセットしたいのか、更に絞り込んでいくのかを意識しながら操作していくのがポイントです。
それでは絞り込みをした方は、絞り込みをした項目名に付いている「ろうと」のマークをクリックして、
すべてのデータが表示されるようにします。
「東京都の医療法人」となるような、複数個所で絞り込みを行った場合には、絞り込みをした項目すべての「ろうと」のマークをクリックして、すべてのデータが表示されるようにします。
これで住所録を使いやすくするための設定も終わりです！
この後、この住所録を印刷したい方は「STEP 4：印刷」に進みます。
印刷の必要の無い方は、これで住所録の完成です！
この住所録は、Wordの宛名ラベルの印刷や、はがき宛名印刷、そして文書への差し込み印刷にも活用できます！
どんどん使い倒してください！
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