「STEP 1：住所録の仕掛けづくり」に続いて、STEP 2ではデータ入力を行います。
「入力のしやすさ」「入力量を減らす」をテーマに、Excelの機能を活用して効率の良さを追求していきます！
このページは、「会社名」や「役職」欄のある住所録の作り方のSTEP 2です。
下記の赤いボタンをクリックすると、目次ページからご覧いただけます。
また、「会社名」や「役職」欄は不要という方は、「エクセルで住所録作成（改訂版）」をご覧ください。
ウィンドウ枠の固定
STEP1の操作では、1件目のデータしか入力していませんでしたが、このSTEP2では、たくさんのデータを入力していくことになります。
まだ2件目以降のデータは入力していませんが、その時のことを想像してみることにしましょう。
この住所録は横に長いつくりになっているので、右にスクロールが続いてしまうと、社名が見えなくなってしまうため、どの会社のデータを入力しているのか分かりづらくなってしまいます。
また、何十件、何百件とデータを入力すれば、縦にも長い住所録となり、下にスクロールすれば、先頭行にある項目名が見えなくなり、これから入力するのは何の項目なのかが分かりづらくなってしまいます。
そこで、社名が入力されているD列までと、項目行となっている1行目が、スクロールしても常に見えているよう、ウィンドウ枠の固定を設定します。
ウィンドウ枠の固定の設定では、まず固定したい列と行を除いた、一番左上のセルを選択する必要があります。
今回はD列までと、1行目を固定したいので、それを除いた一番左上のセルはE2番地となります。
というわけで、E2番地を選択し、
［表示］タブ、［ウィンドウ］グループの［ウィンドウ枠の固定］をクリック、
表示されたメニューで、更に［ウィンドウ枠の固定］をクリックします。
テーブルに変換
住所録は、たくさんのデータを追加・管理するものなので、それらが効率よくできるよう、住所録は「テーブル」にしておきたいところ。
そこで、住所録をテーブルに変換します。
住所録の項目名、または1件目のデータが入っているセルだったらどれでもいいので、どれか1つのセルを選択し、
［ホーム］タブ、
［スタイル］グループの、［テーブルとして書式設定］をクリックし、
一覧から好みのものをクリックで選択します。
ちなみに、ここで表示される選択肢は、Excelのバージョンやテーマによって変わってきますので、色の組み合わせが図と同じじゃなくても、気にする必要はありません。
一覧から好みのものを選択すると、テーブルに変換する範囲を確認するダイアログボックスが表示されます。
先頭行にある項目名と、1件目のデータが入力されているセルすべてが、テーブルに変換する範囲となっているかを確認します。
更に、［先頭行をテーブルの見出しとして使用する］のチェックが付いていることを確認し、［OK］ボタンをクリックします。
テーブルに変換することができました！
テーブルに変換した直後は、変換した箇所が範囲選択された状態なので、次の操作のために、テーブル以外のセルのところでクリックし、範囲選択を解除しておきます。
また、テーブルに変換した後、途中の列が消えたように感じたら、それは、先ほどテーブルに変換した際に、住所録の右端までスクロールした状態になったため。
ウィンドウ枠の固定でD列までが常に表示されるようにしている状態で、右にスクロールされたため、D列と後方列との間の、中間の列がそのスクロールで見えなくなり、消えたように感じただけです。
左側にスクロールしていけば、見えなくなっていた列を確認することができます。
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テーブルの範囲を広げる
2件目以降のデータを入力するために、テーブルの範囲を広げていきましょう。
住所録をテーブルに変換すると、テーブル範囲の右下に、図のような直角マークが表示されます。
この直角マークにマウスポインタを合わせます。
この時、テーブルの右下が、直角マークではなく、図のような四角いポッチになっている方は、前の章でテーブルに変換した際に自動的に選択された範囲を、解除していないからなので、テーブル以外のセルのところでクリックし、範囲選択を解除しておきます。
テーブル右下の直角マークにマウスポインタを合わせ、マウスポインタが両矢印の形になったら、真下に向かってドラッグすると、
テーブルの範囲が広がり、2件目以降を入力できる欄ができあがります。
どれ位の件数分のデータが入力できるように広げるかは、もうホントに適当で。
入力したいデータが158件分あるから158件分キッチリ入るように広げなきゃ！とか、神経質になる必要はありません。
足りなければ後から広げればいいですし、広げすぎたら後から縮めればいいので。
このテーブルの範囲を広げる際、「真下に向かってドラッグ」というのがとっても大切。
下にドラッグする以外に、更に右にドラッグしたりすると、入力する必要のない余計な列までテーブルにしてしまうので、それは無しでお願いします。
もしやっちゃったら、最初にドラッグしたのとは逆方向にドラッグすれば、簡単に縮められます。
テーブルの範囲を広げることができました！
2件目以降の「役職文字数」欄には「0（ゼロ）」が表示されていますが、これは、テーブルを拡張することで前の数式が引き継がれたから。
試しに、2件目以降の「役職文字数」のセルだったらどれでもいいので、どれか1つのセルを選択して数式バーを見ると、この欄の1件目に設定した数式が自動的に引き継がれていることが確認できます。
そもそも、前の数式をコピーしなくても、テーブルを拡張するだけで数式が引き継がれるのは、テーブルの利点。
だからこそ、STEP 1で数式を設定した際、1件目のセルにしか設定しなかったというわけです。
もちろん、他のセルにも、ちゃんと数式は引き継がれていて、社名のフリガナを表示するように関数を設定していた「社名カナ」欄の2件目以降のセルどれかを選択して数式バーを見ると、これもまた、ちゃんと数式が引き継がれていることを確認できます。
その他にも、STEP1で設定した日本語入力の自動切り替えや、表示形式、ドロップダウンリストも自動的に引き継がれているので心配ありません！
今回はテーブルの右下にある直角マークをドラッグして、手動でテーブル範囲を広げましたが、
実は、手動で広げなくても、テーブルの最後の行のすぐ下に、次のデータの最初の項目（この住所録なら「No」）を入力するだけで、自動的にテーブル範囲が拡張されるんです。
でも、様々な設定が引き継がれるのはテーブル範囲が自動的に拡張された後。
つまり追加するデータの、最初の項目（この住所録なら「No」）を入力する時点では、まだその追加データのところまでテーブルが拡張されていないため、この欄に設定した日本語入力の自動切り替えの設定が引き継がれない時点で入力することになります。
これさえ気にしなければ、わざわざドラッグでテーブル範囲を広げる必要は無いのですが、せっかく設定したものを活かすため、今回のようにドラッグでテーブル範囲を広げる方法をとってみました。
列の非表示
テーブルの範囲も広げたことですし、早速2件目のデータを入力していきたいところですが、このままだと、まだ入力しづらいんです。
それは、数式を設定したセルなどは、手入力する必要が無いのに、見えていると自分で入力すべきなのかどうかが、ややこしくなるから。
そこで、そういった手入力する必要の無いセルを、そのセルがある列ごと、丸々非表示にしていきます。
非表示にするのは「No」のA列、「社名カナ」のE列、
「会社名」のF列、
「フリガナ」「姓」「名」「郵便番号」のL列からO列まで、
そして「住所1」のR列と、
「役職文字数」のU列。
「No」「姓」「名」の列は、全データを入力後、Excelの機能を使って埋めますし、「社名カナ」「会社名」「フリガナ」「郵便番号」「住所1」「役職文字数」の列には数式が設定されているからです。
というわけで、まずは非表示にしたい列を選択します。
非表示にするのは「列」なので、「セル」ではなく「列」を選択します。
「No」のA列、「社名カナ」のE列、
「会社名」のF列、
「フリガナ」「姓」「名」「郵便番号」のL列からO列まで、
「住所1」のR列、
「役職文字数」のU列を合わせて選択します。
複数箇所の列を、一緒に選択する方法が分からない方は「［Shift］や［Ctrl］キーで行列の選択」をご覧ください。
列を選択したら、選択した列の、いずれかの列番号のところで右クリックします。
右クリックするのは列番号のところ。
セルのところで右クリックしてしまうと、列の操作のためのメニューが表示されないので注意です。
右クリックで表示されたメニューで［非表示］をクリックすると、
選択した列を非表示にすることができました。
このページの最初で設定したウィンドウ枠固定で、E列以降は横スクロールしないと確認できなかったりしますが、横にスクロールすると、
他の列も、先ほど選択した列がちゃんと非表示になっていることが確認できます。
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2件目以降の入力
バッチリ準備が整ったので、早速2件目以降のデータを入力していきましょう！
要領はSTEP1で、1件目のデータを入力した時と全く同じです
2件目の「会社種別」のセルを選択すると、
STEP 1でドロップダウンリストを設定しておいたので［▼］が表示されます。
［▼］をクリックして、一覧から入力したいものを選択します。
もし、個人事業の事務所のような、種別のない会社を入力する場合には、この欄は空欄で構いません。
何も入力したくないのに、［▼］をクリックして一覧を表示してしまった場合には、もう一度［▼］をクリックするか、キーボードの［Esc］キーを押せば消えます。
「種別前後」のセルも、ドロップダウンリストを設定しておいたので、セルを選択すると、
［▼］が表示されます。
［▼］をクリックして、一覧から入力したいものを選択します。
もし、前の「会社種別」欄に何も入力していない場合には、この欄も空欄にしておきます。
何も入力したくないのに、［▼］をクリックして一覧を表示してしまった場合には、もう一度［▼］をクリックするか、キーボードの［Esc］キーを押せば消えます。
「社名のみ」欄には、「株式会社」や「有限会社」などの種別を除いた、社名のみを入力します。
入力が終わったら、キーボードの［Enter］キーでセルを確定すると、
STEP 1でオプション設定を変えておいたので、右隣の「支店名」のセルが選択されます。
「支店名」欄は、入力が必要な場合のみ入力します。
入力が終わったら、または入力が必要でなければ何も入力しないまま、キーボードの［Enter］キーを押すと、
STEP 1でオプション設定を変えておいたので、右隣のセルが選択されます。
このようにして、「支店名」「部名」「課名」「役職」は、必要に応じて入力し、必要なければ空欄にしておきます。
「氏名」は、苗字と名前の間にスペースを入力します。
こうすることで、現在非表示にしている「姓」と「名」の欄に、この「氏名」を使って後で簡単にデータを生成することができます。
氏名を入力後、［Enter］キーでセルを確定すると、STEP 1でオプション設定を変えておいたので、右隣のセルが選択されます。
「住所A」欄には、住所の県・市・町部分を入力しますが、実際にその住所をいちいち漢字で入力する必要はありません。
下記のページでご紹介しているように、郵便番号を入力して変換すると・・・
- 【Windows 10 ／ 8.1をお使いの方】
郵便番号だけで住所を入力！ - 【Windows 7で、「Microsoft Office IME」をお使いの方】
人名／地名変換モード
その郵便番号に該当する住所に変換できます。
この「住所A」欄には、郵便番号で変換できた部分だけを入力し、残りの住所は次の欄に入力します。
「住所B」欄には、「住所A」の残りの住所を入力しますが、マンション名などの建物名は、次の「住所2」欄に入力します。
ここで大切なポイント！
住所録データの英数字は半角で入力するのがオススメです。
特に住所は、Wordのはがき宛名印刷をする際に、半角で入力された数字なら、自動的に漢数字に変換できるからなんです。
ですが、最初に入力した「住所A」欄は、郵便番号を入力して変換するので、
変換して表示された住所の英数字が、半角ではなく全角で表示されることもあります。
この場合は全角のままで問題ありません。
「住所B」と、この次に入力する「住所2」欄では、英数字は半角で入力します。
それでは話題を戻して、続きを入力していきましょう。
「住所2」欄には、マンション名などの建物名を入力します。
もちろん、建物名が無ければ、この欄に入力する必要はありません。
建物名は基本的には「住所2」欄に入力しますが、最初の「住所A」欄で、郵便番号を入力して変換したら建物名まで出てきた、という場合もあります。
その場合は「住所A」欄をそのまま活かしますので、「住所2」欄に建物名だけを移さなきゃとか、そういう風に考える必要はありません。
この住所入力のポイントは、「住所A」欄には、郵便番号で変換できた部分だけを入力し、残りの住所は「住所B」と「住所2」欄に入力なので、最初の「住所A」欄で、郵便番号を入力して変換したら、それが住所全部だったというのであれば、「住所A」欄のみの入力でOKとなります。
「電話番号」は普通に入力します。
STEP1で、入力後に［Enter］キーを押すと、次に選択されるのは「右」のセルになるよう設定しています。
「電話番号」は、その行の最後の項目なので、入力し終わった後、次に選択されるのが「右」のセルだと不都合なのですが、気にせず［Enter］キーを押すと、
次に選択されるのは「右」のセルではなく、自動的に次の行の先頭のセルになります。
これは、住所録の範囲を、予めテーブルとしてExcelさんに教えているため、Excelさんが「この欄は、この行の最後の項目だな」ということを自動的に判断して、次の行を入力しやすいよう気を利かせてくれているからです。
入力の件数をこなしているうちに、テーブル範囲が足りなくなったら、テーブルの右下にある直角マークを真下にドラッグして、テーブル範囲を広げます。
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会社種別の選択肢を増やす
入力の最中、一覧には無い会社の種別を入力したい時には、
画面左下のシート見出しで「会社種別一覧」シートに切り替え、
追加したい種別を入力し、キーボードの［Enter］キーで入力を確定すれば、
自動的にテーブルが拡張します。
それとともに、「Sheet1」にある住所録の、
「会社種別」欄のドロップダウンリストも、選択できる項目が増えます。
ここまでの入力方法を繰り返して、全てのデータを入力することができました！
列の再表示
入力しやすくするために非表示にしていた列を再表示します。
再表示の基本的な操作では、非表示になっている列の、前後の列を範囲選択することから始まりますが、今回はたくさんの列を非表示にしているので、その前後の列をいちいち範囲選択していくことは面倒ですし、非表示にしている列をすべて再表示したいので、もっと手っ取り早い方法で再表示します。
B列の列番号の左、1行目の行番号の上にある、図の部分をクリックすると、
このシートのすべてのセルを選択することができます。
つまり、このシートの全列・全行を選択したのと同じ状態になります。
全列を選択したのと同じ状態になったので、列番号のところならどこでもいいので右クリックします。
右クリックする時は、先程のすべてのセルを選択した箇所ではなく、列番号のところで右クリックしないと、次の図のような、「列」に対する操作のメニューが表示されないので注意です。
［再表示］をクリックします。
非表示にしていた列を再表示することができました！
もし、再表示しても、すべての列が表示されていないように感じたら、それは、ウィンドウ枠を固定しているから。
ウィンドウ枠の固定でD列までが常に表示されるようにしている状態で、右側を見るために右にスクロールしていると、D列と後方列との間の、中間の列がそのスクロールで見えなくなっているため、再表示できていないように感じただけです。
左側にスクロールしていけば、見えなくなっていた列を確認することができます。
余ったテーブル範囲の縮小
データを入力するために、適当な件数分に広げたテーブル範囲ですが、全データを入力後、テーブル範囲が余っていたら、その分を縮めておきましょう。
でも、今回の住所録のような、はがき宛名印刷で使うことを見越したものの場合、テーブル範囲を縮小する時には、テーブルの右下の直角マークを使わずに縮小する方がオススメです。
テーブル範囲を広げた際、数式などが自動的に引き継がれることをご説明していました。
全データを入力後、余ったテーブル範囲を無くそうと、テーブル右下の直角マークを上にドラッグして、テーブル範囲を縮めると、
自動的に引き継いだ数式が、そのまま残ってしまうんです。
このままでも良さそうな気がしないでもありませんが、
はがき宛名印刷でこの住所録データを使うと、残った数式のところにもデータがあるのだと判断されて、余った件数分だけ、宛先不明のはがきが印刷されてしまいます。
そこで、引き継いだ数式なども丸ごと削除するために、余ったテーブルの部分を、行ごと削除してしまいましょう。
今回は手っ取り早く「行ごと」削除したいので、余った「セル」ではなく、余ったセルがある行を選択します。
選択した行番号のところで右クリック、
［削除］をクリックすると、
余った部分を行ごと削除することができました！
当然、自動的に引き継がれていた数式なども丸ごと無くすことができました。
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通し番号を入力
「No」の欄に、オートフィルを使って通し番号を入力します。
STEP1で入力しておいた先頭の番号「1」が入力されているセルを選択します。
もし、先頭の番号「1」が入力されているセルが無い！という方は、慌てる必要はありません。
住所録の下部を見るためにスクロールしたことで隠れているだけなので、
上にスクロールすれば、
ちゃんと先頭の番号「1」が入力されているセルを確認できます。
確認できたら、「1」が入力されているセルを選択します。
選択したセルの右下のポッチにマウスポインタを合わせ、マウスポインタが黒い十字の形になったら、ダブルクリックします！
そう、普段オートフィルはドラッグで操作している方が多いと思うのですが、ダブルクリックすることで、
一気に最後までドラッグしたのと同じ状態になります。
住所録の中にどれ位の件数が入力されているかによって違うのですが、上下にスクロールしないと全データを確認できないほどたくさんの件数を入力した方は、［オートフィルオプション］ボタンが「No」欄のある箇所の画面下部に、
全件数が上下にスクロールしなくてもいいほどの少ない件数だった場合には、「No」欄の最後尾に［オートフィルオプション］ボタンが表示されるので、それをクリックします。
表示された一覧から［連続データ］をクリックすると、
あっという間に通し番号を入力することができました！
今回のオートフィルではダブルクリックを使っていますが、このダブルクリックでのオートフィルを他の文書でも使いたい場合には、できる場合とできない場合がありますので、詳しくは「ドラッグしないオートフィル」をご覧ください。
「姓」と「名」を生成
最後に、入力した「氏名」のデータを元に、「姓」と「名」のデータを生成しましょう。
方法は2つあって、1つ目が区切り位置指定ウィザードを使って「氏名」の苗字と名前の間にあるスペースを境にデータを分割し、それを「姓」と「名」欄に表示させる方法。
2つ目は、関数を組み合わせて使う方法です。
下記のように、どちらにも長所と短所があるので、それをふまえた上で、お好きな方を使ってください。
-
【区切り位置指定ウィザードを使う場合】
- 操作が簡単
- 操作を行った後、氏名を追加したり変更する度に、操作を行う必要がある
-
【関数を組み合わせて使う場合】
- 日頃から関数に慣れていないと、考え方や操作がやや難しい
- 氏名を追加したり変更しても、自動で処理してくれる
入力のために変更した設定を戻す
入力が終了したので、入力を楽にするために、［Enter］キーでセルを確定したら、右のセルが選択されるように変更していた設定を、戻しておきましょう！
［ファイル］タブをクリックし、
切り替わった画面の左側にある［オプション］をクリックします。
表示されたダイアログボックスの左側で［詳細設定］を選択し、その右側に表示された［Enter］キーを押した後のセルの移動方向の設定を「下」に戻します。
最後にダイアログボックス右下の［OK］ボタンをクリックします。
【Windows 7で、「Microsoft Office IME」をお使いの方】
STEP 1で「人名／地名」にしていた変換モードを「一般」にしておきます。
【Windows 8.1 ／ 10】
【Windows 8.1や10の環境の方は、このIMEの変換モードを変える操作はありません。
これで住所録は完成！
でも、今のままでは、しばらく時が経つと、入力方法を忘れてしまうかも。
そこで、未来の自分のために「STEP 3：忘れ防止と活用編」の設定を加えます！
更に、住所録から、探したい人を探す方法も！
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