Excel住所録の作り方STEP1：楽する仕掛けづくり

Excel初心者さんでも迷わないように、順を追って解説していますので、安心して進めてください！

自動で日本語入力ONに切り替わるようにしたい項目は、「姓」と「名」、「住所A」「住所B」「住所2」。
「連名」を設けた方は「連名」も。
設定は、1件目のデータを入力するセルだけでOKなので、「姓」と「名」、「住所A」「住所B」「住所2」、そして「連名」がある方は「連名」も含めて、1件目のデータを入力するセルを選択します。
（1件目のセルしか選択しない理由はあとでご説明します。）
また、「フリガナ」と「住所1」は選択しなくていいのか不安になりますが、この2つはあとで別の処理をするので、選択には含めません。

自動で日本語入力OFFに切り替わるようにしたい項目は、「入力順」と「郵便番号」と「電話番号」。
実際は「郵便番号」は入力しなくても自動で表示されるようにするのですが、どうしても自動で表示されない場合の手入力に備えて、念のため「郵便番号」も含めて設定します。
設定は、1件目のデータを入力するセルだけでOKなので、「入力順」と「郵便番号」と「電話番号」の、1件目のデータを入力するセルを選択します。

データが長くなると思われる列の幅を、予め広げておきます。
幅は適当で構いません。
これ位かな〜という、何となくの幅で大丈夫です。
そして、実際のデータを入力した後など、列幅が足りないなと思った時に、いつでも広げてください。

「フリガナ」には、「姓」のフリガナと「名」のフリガナを繋げたものを表示しますので、それくらいの幅に目分量で。

「住所1」には、「住所A」と「住所B」を繋げたものを表示しますので、「住所A」の列幅と「住所B」の列幅を合わせたくらいの幅に目分量で。

「住所2」には、マンション名などの建物名を入力しますので、適当な幅に目分量で。
繰り返しますが、列幅が足りないなと思ったら、いつでも広げてください。

列幅が広くなると、横スクロールが必要になってきます。
画面右下の水平スクロールバーを使っての横スクロールはもちろん、

キーボードでCtrlとShiftキーを押したまま、

表示されたダイアログボックスの左側で［詳細設定］を選択し、その右側に表示された［Enterキーを押したら、セルを移動する］の、方向の設定を「右」に変更します。
最後にダイアログボックス右下の［OK］ボタンをクリックします。

「フリガナ」と「郵便番号」は後でExcelの機能を使って埋めますので、入力する必要はありません。

お次は「住所A」。
この欄の入力はとっても簡単！

郵便番号を入力して変換すると、

その郵便番号に対応する住所に変換されました！
この「住所A」欄には、郵便番号で変換できた部分だけを入力し、残りの住所は次の欄に入力します。
もし、変換できない場合は、2つの理由が考えられるのですが、あとでご説明します。
そして、どうしても1件目だけは郵便番号を変換して入力したいので、郵便番号を変換して住所を入力できない場合には、変換で入力できる別の人のデータで、もう一度最初の「姓」「名」から入力してください。
住所録完成後、2件目以降のデータを入力する際は、郵便番号で変換できない場合も考慮して作業していきますが、1件目だけは郵便番号を変換して住所入力できる人のデータを入力してください。

「住所B」欄には、「住所A」の残りを入力しますが、マンション名などの建物名は「住所2」欄に入力します。
ここで大切なポイント！
住所録データの英数字は半角で入力するのがオススメです。
特にここまでで入力した「住所A」「住所B」、そしてこの後に入力する「住所2」欄のデータを使ってWordのはがき宛名印刷をする際に、半角で入力された数字なら、自動的に漢数字に変換できるからなんです。

「住所1」欄は、あとで「住所A」と「住所B」のデータをくっつけたものを表示させますので、今は何も入力せずに先に進みます。
くっつけて表示させる理由も、あとでご説明します。

「住所2」欄には、マンション名などの建物名を入力します。
もちろん、建物名が無ければ、この欄に入力する必要はありません。

電話番号は普通に入力します。

「連名」欄を設けた方で、なおかつ1件目のデータに連名がある場合は入力します。
連名の無い人のデータなら、入力しなくてOKです。

この住所録では「姓」と「名」を分けて入力していますが、フリガナは1つのセルにまとめて表示させることにします。
「姓」のフリガナ、「名」のフリガナを、それぞれPHONETIC関数で出し、＆を使ってくっつけます。

数式を手入力する場合は、この数式をフリガナのセルに入力すればOK。
これだと、「姓」と「名」のフリガナの間にスペースが入るパターン。

これだと、スペースが入らないパターン。
どちらを選ぶかはお好みで。

フリガナを表示させたいD2番地を選択したら、［関数の挿入］ボタンをクリック。

このダイアログボックスには、どのセルのフリガナを表示させたいかを指定します。
［参照］欄に文字カーソルが入っていることを確認し、

「姓」のフリガナを出したいので、B2番地をクリックすると、ダイアログボックスの［参照］欄にB2番地を指定できました。

「姓」のフリガナに続き、「姓」と「名」の間のスペースや、その次に続く「名」のフリガナを繋げて表示させたいです。
繋げるために使うのが「＆」。
というわけで、「＆」を入力するところに文字カーソルを入れてみます。
先ほど設定したばかりの、フリガナを表示させる数式が数式バーに表示されているので、数式の最後尾でクリックして文字カーソルを入れます。

半角で「＆」を入力します。
Excelでは、数式で使う記号は半角で入力するのがお作法です。
半角の「＆」は、日本語入力OFFの状態でShiftキーを押したまま、図のキーを押せば入力できます。

「＆」を入力できました。
この時、小さなダイアログボックスが表示されていますが、気にしなくてOK。

今回は「姓」と「名」のフリガナの間にスペースを入れたいので、スペースを入力します。
スペースは、全角でも半角でも構いません、お好みで。
そして、数式中の文字は半角ダブルクオーテーションで囲むのがExcelのお約束なので、スペースの前後も半角ダブルクオーテーションで囲みます。
ダブルクオーテーションは、数式で使う記号なので、必ず半角で入力。

ちなみに、半角ダブルクオーテーションは、日本語入力OFFの状態で、Shiftキーを押したまま、図のキーを押せば入力できます。

スペースに続いて、「名」のフリガナを繋げるため、再び「＆」を入力します。

今度は、「名」のフリガナを出すためのPHONETIC関数を入れます。
同じセルの中に2つ目以降の関数を設定するときは、数式バーの左端にある［▼］を使います。
［▼］をクリックすると、最近使った関数が一覧表示されるので、「PHONETIC」を選択します。
この一覧に「PHONETIC」が表示されない方は、一覧の一番下にある「その他の関数」をクリックして、PHONETICを選択します。

「＆」の後ろに「PHONETIC」を入れることができました！
ダイアログボックスが小さくなっていて分かりづらいですが、1つ目のPHONETIC関数を入れたときと同じダイアログボックスです。
この［参照］欄には、どのセルのフリガナを表示させたいかを指定するので、［参照］欄に文字カーソルが入っていることを確認し、

［名］のセルであるC2番地をクリックします。
［OK］ボタンをクリックすると、

「姓」と「名」のフリガナの間にスペースを入れて繋げたものを表示することができました！

ということは、「住所A」を入力するときに、郵便番号を入力して変換したので、「住所A」の入力情報は郵便番号ということになります。
そこで、PHONETIC関数を使って「住所A」の入力情報を表示させ、郵便番号として活用します。

「郵便番号」を表示させたいセルを選択し、［関数の挿入］ボタンをクリック。

このダイアログボックスには、どのセルのフリガナを表示させたいかを指定します。
［参照］欄に文字カーソルが入っていることを確認し、

「住所A」の入力情報を出したいので、F2番地をクリックすると、ダイアログボックスの［参照］欄にF2番地を指定できました。
ダイアログボックスの［OK］ボタンをクリックすると、

「住所A」の入力時の情報をフリガナとして表示させることで、郵便番号を表示させることができました！

【トラブル対応】 もし、郵便番号が全角で表示されたら、表示されたものを半角に直すASC関数も使います。
以前は、PHONETIC関数単独では必ず全角で表示されていたので、ASC関数を使って半角にする必要があったのですが、いつの間にかPHONETIC関数単独で行けるようになっていたので、もし単独で行けない方はこちらを参考に、上記の数式を入力します。
もちろん、上記の数式を「郵便番号」のセルに手入力してもOKです。

「住所A」と「住所B」に分けたままだと、

というわけで、「住所1」には、「住所A」と「住所B」のデータをくっつけて表示させます。

早速設定していきましょう。
くっつけた結果を表示させたい、「住所1」のセルH2番地を選択し、

半角でイコールを入力します。

半角イコールは、日本語入力OFFの状態で、Shiftキーを押したまま、図のキーを押せば入力できます。

くっつけたいのは、まず「住所A」のセルF2番地ですから、F2番地をクリック。

続いて半角で「＆」を入力。

半角の「＆」は、日本語入力OFFの状態で、Shiftキーを押したまま、図のキーを押せば入力できます。

さらにくっつけたいのは「住所B」のセルG2番地ですから、G2番地をクリック。
最後に、キーボードのEnterキーで数式を確定すると、

「住所A」と「住所B」のデータをくっつけて表示させることができました！

まだ2件目以降のデータは入力していませんが、その時のことを想像してみることにしましょう。
この住所録は横に長いつくりになっているので、右にスクロールが続いてしまうと、名前が見えなくなり、誰のデータを入力しているのか分かりづらくなってしまいます。
また、何十件、何百件とデータを入力すれば、縦にも長い住所録となり、下にスクロールすれば、先頭行にある見出しが見えなくなり、これから入力するのは何の項目なのかが分かりづらくなってしまいます。

そこで、名前が入力されているC列までと、見出しとなっている1行目が、スクロールしても常に見えているよう、ウィンドウ枠の固定を設定します。
ウィンドウ枠の固定の設定では、まず固定したい列と行を除いた、一番左上のセルを選択する必要があります。
今回はC列までと、1行目を固定したいので、それを除いた一番左上のセルはD2番地となります。

というわけで、D2番地を選択し、

一覧から好みのものを選びます。
今回の私は、「ウィスプ」を選びますが、お好みで好きなものを選んでください。

住所録の見出し、またはデータが入力されているセルならどれでもいいので、どれか1つのセルを選択し、

一覧から好みのものをクリックで選択します。
ここで表示される選択肢は、前の章で選んだテーマによって変わりますので、この図と同じ色になっていなくても、まったく気にする必要はありません。

一覧から好みのものを選択すると、見出しと1件目のデータが入力されているセルすべてが、テーブルに変換する範囲として自動認識され、その範囲がグルグル動く点線で囲まれます。
そして、その範囲がダイアログボックスにも表示されます。
自動認識された範囲が違うなら、範囲を指定し直すわけですが、ここまで解説どおりに進めていれば、ちゃんと認識されているはず。
ダイアログボックスに表示されている範囲は、絶対参照のドルマークも一緒に出ていて見づらいですが、この例は「連名」まである住所録なので、A1からK2番地となっています。
「連名」を作っていないなら、A1からJ2番地となりますし、ご自分で見出しの数を増減した場合にはこの限りではないので、ご自分で確認なさってください。
さらに、［先頭行をテーブルの見出しとして使用する］にチェックが付いていることを確認して［OK］ボタン。

テーブルに変換することができました！
テーブルに変換した直後は、変換した箇所が範囲選択された状態なので、次の操作のために、テーブル以外のセルのところでクリックし、範囲選択を解除しておきます。

そして今後、途中の列が消えたように感じたら、それは、前の章でウィンドウ枠を固定しているから。
ウィンドウ枠の固定でC列までが常に表示されるようにしている状態で、右にスクロールされていると、C列と後方列との間の、中間の列がそのスクロールで見えなくなっているため、消えたように感じただけです。

横スクロールは、画面右下の水平スクロールバーを使う以外に、

キーボードでCtrlとShiftキーを押したまま、